Wat doe je als je klant niet betaalt? Een casestudie voor softwarebedrijven

Als ontwikkelaar van bedrijfssoftware sta je vaak middenin complexe projecten die draaien om vertrouwen, deadlines en zakelijke verplichtingen. Maar wat gebeurt er als een klant besluit om jouw facturen niet meer te betalen? Hoe ga je om met vertragingen, ontevredenheid en juridische dreigementen? Het is een scenario dat iedere ondernemer liever vermijdt, maar helaas een reëel risico in de ICT-branche. In deze blog delen we een praktijkvoorbeeld waarin een verzwaarde situatie toch goed werd opgelost door de juiste stappen en ondersteuning. 

Het probleem: vertragingen en betalingsweigering 

Onze klant, een softwarebedrijf gespecialiseerd in ERP-oplossingen, stond voor een grote uitdaging. Zij waren door een dienstverlener ingehuurd om een ERP-systeem te ontwerpen, implementeren en vervolgens te onderhouden. Het contract was duidelijk: een fasegewijze implementatie, met een vaste opleverdatum en bijbehorende betalingen. 

Op papier klonk alles helder, maar in de praktijk ontstonden problemen. Door vertragingen in de ontwikkeling en aanhoudende technische storingen besloot de klant van het softwarebedrijf geen facturen meer te betalen. Tot dat moment had de klant al bijna €250.000 betaald, maar stopte met verdere betalingen totdat de vertragingen zouden worden ingehaald. 

De impact was enorm. Het project, met een totale waarde van bijna €500.000, dreigde stil te vallen. Bovendien kreeg het softwarebedrijf te maken met cashflowproblemen. Zonder de middelen om verdere ontwikkelingen te voltooien, kwam de hele operatie tot stilstand. 

De dreiging van juridische acties 

Niet alleen dreigde het project te mislukken, maar de klant van het softwarebedrijf ging een stap verder. Hij verbrak niet alleen het contract, maar eiste ook een schadevergoeding en rente. In feite lag er een juridische claim boven het hoofd van onze verzekerde. Daarmee dreigde niet alleen financiële schade, maar ook reputatieschade en het verlies van een belangrijke zakelijke relatie. 

Op 10 oktober besloot onze verzekerde contact op te nemen met Hiscox. De situatie was urgent: de cashflowproblemen maakten verdere ontwikkeling onmogelijk, terwijl het risico op een rechtszaak steeds groter werd. Op dat moment was het duidelijk dat er snel actie nodig was. 

Hoe Hiscox helpt: maatwerk op het juiste moment 

Een beroepsaansprakelijkheidsverzekering is veel meer dan alleen een financiële buffer bij gedekte schadeclaims. Het biedt ook mogelijkheden voor preventieve oplossingen en direct advies bij complexe situaties. In dit specifieke geval ondernam Hiscox snel actie. 

Op 23 oktober onderzocht een van onze experts de volledige situatie. We concludeerden dat het softwarebedrijf zonder hulp het project niet op tijd zou kunnen afmaken. Daarbij zou een rechtszaak de financiële en commerciële situatie alleen verder verergeren. Om dit te voorkomen stelde Hiscox een maatregel voor waarbij wij 50% van de onbetaalde facturen voldeden (na aftrek van marge en belastingen). Dit bedrag, bijna €125.000, was voldoende om het project voort te zetten en de software alsnog succesvol op te leveren. 

Dit bleek een keerpunt. Door het project af te ronden kon onze verzekerde verdere schadeclaims vermijden, ondanks een vertraging van zes maanden. Sterker nog, de commerciële relatie bleef intact, omdat de klant weer vertrouwen kreeg in de softwareontwikkelaar. 

Een oplossing met lange termijnwaarde 

Wat dit voorbeeld laat zien, is dat een Beroepsaansprakelijkheidsverzekering meer biedt dan dekking achteraf. Het helpt je om proactief te handelen bij dreigende zakelijke problemen. Dit is cruciaal in een sector als softwareontwikkeling, waar projecten vaak complex en langdurig zijn en de kleinste vertraging grote gevolgen kan hebben. 

Dankzij de ondersteuning van Hiscox kon onze verzekerde niet alleen het directe probleem oplossen, maar ook de commerciële relatie behouden en verdere juridische stappen vermijden. Het project werd in juni uiteindelijk afgerond, en de klant was tevreden met het eindresultaat. 

Hoe bereid jij je voor op zakelijke risico’s? 

Welke lessen neem je mee uit dit verhaal? Het laat zien hoe belangrijk het is om voorbereid te zijn op onverwachte uitdagingen, variërend van cashflowproblemen tot juridische conflicten. Een goede verzekering biedt niet alleen dekking, maar ook een partner die je bijstaat op de momenten die ertoe doen. 

Meer weten? 

Lees op onze website hoe onze beroepsaansprakelijkheidsverzekering voor softwarebedrijven jouw bedrijf kan beschermen tegen complexe risico’s. Neem contact op als jij wilt praten over een verzekeringsoplossing op maat.