Belangrijke stap in efficiëntie voor adviseurs

Hiscox zet dit najaar een belangrijke stap om het administratieve proces voor adviseurs efficiënter te maken: batch mailing. Business analist Bob Elsenburg legt uit wat er gaat veranderen.

“Tot nu toe was het gebruikelijk om alle stukken die bij een prolongatie, wijziging of royement horen, te printen en via de post naar onze adviseurs te versturen”, vertelt hij. “Die krijgen het binnen, lopen het na en stoppen de documenten – al dan niet met een begeleidend schrijven – weer in een envelop, die per post naar de verzekeringsnemer wordt gestuurd. Dat is niet alleen omslachtig en tijdrovend, maar evenmin duurzaam.”

Ingewikkeld

Een ander nadeel is dat er bij deze manier van werken veel tijd zit tussen het moment dat een document door Hiscox wordt verzonden en het moment dat de klant het ontvangt. “Daarom hebben we eerder al besloten om over te stappen op batch mailing”, aldus Bob. “Dat traject was echter een stuk ingewikkelder dan aanvankelijk gedacht; we zijn er inmiddels ongeveer een jaar mee bezig. Maar nu is het dus zover.”

Realtime

In de praktijk betekent dit dat alle uitgaande stukken niet langer via de post maar digitaal worden verzonden. “Onze adviseurs krijgen ze realtime binnen in de vorm van een pdf en kunnen ze, na controle, realtime doormailen naar de klant. Daarmee kun je in theorie een proces nu binnen een uur afwerken, waar dat voorheen over tenminste drie dagen liep.”

Toegevoegde waarde

Hiscox heeft het proces tot op klantniveau volledig geautomatiseerd in de eigen polisadministratie. “Inmiddels worden adviseurs die ook voor ons incasseren, geïnformeerd over de verandering”, zegt Bob. “De reacties zijn erg enthousiast, omdat iedereen er de toegevoegde waarde van ziet.”

Grote Ronde

De planning is om alles vóór 1 december operationeel te hebben. Bob: “Voor die datum willen we enkele proeven draaien, zodat we bij de ‘Grote Ronde’ van 1 januari 2020 eventuele kinderziekten hebben kunnen uitbannen.”